Transição na contabilidade: como funciona a troca de contador

A transição na contabilidade é um processo necessário para diversos negócios, surgindo quando as necessidades não são devidamente atendidas, quando há divergências de atuação e mais.

Não à toa, é importante reconhecer os sinais, compreender os resultados do seu negócio (principalmente no longo prazo) e os passos para uma transição mais tranquila.

Aqui na WebGroup, mostramos ser possível sim trocar de contador de maneira segura, garantir toda a regularidade fiscal e evitar uma série de dificuldades por medo de uma mudança.

Boa leitura!

Transição na contabilidade: por que trocar de contador?

Primeiramente, não existe um momento exato ou recomendado para que a mudança de contabilidade aconteça. A regra é que você faça isso quando surge a necessidade.

A recomendação profissional é que a sua empresa não corra riscos desnecessários e tome todas as medidas cabíveis para alavancar os resultados internos, prevenir problemas e trazer soluções mais efetivas.

Diante disso, você pode trocar de contador quando não estiver satisfeito com os resultados, entender que a sua empresa precisa de mais do que aquele profissional tem a oferecer ou mesmo quando o escritório deixou de atuar no ramo (comum em fechamentos).

Seja qual for o motivo, considere que a sua empresa precisa de um serviço único, direcionado e com um especialista que entende aquilo que está fazendo.

Ter um suporte contábil eficiente, de qualidade, é garantir que todas as obrigações financeiras do negócio estejam regularizadas.

Simultaneamente, otimiza o planejamento financeiro, dos lucros e contas, alavanca a tomada de decisões inteligente e, claro, evita as multas.

Frequentemente, muitos clientes chegam até nós reclamando de alguns pontos específicos, como:

• Atendimento ruim ou insuficiente;
• Problemas para se comunicar com a empresa/contador;
• Prazos que nunca são cumpridos;
• Baixa proatividade (quando este é um acordo entre as partes);
• Profissionais que não acompanham as mudanças na legislação e nas ferramentas.

Frequentemente, a relação começa a se desgastar por “pequenas” coisas que, ao longo do tempo, minam essa parceria.

Por exemplo, suponha que você contratou um contator que afirmou entregar algumas mudanças e regularizar questões fiscais em 30 dias. Passados 40 dias, isso continua em aberto. Ou mesmo não consegue falar com ele, entender o que está acontecendo, o motivo do atraso.

Isso agrava quando há mudanças nas leis e o profissional não informa e não realiza a mudança, colocando a sua empresa em risco de cobranças/multas.

Como funciona a troca de contador?

Sabendo a importância de ter bons profissionais ao seu lado, aqui focados em garantir que você seja dono do seu negócio e facilite os processos internos.

Então, separamos um passo-a-passo de como fazer essa mudança, confira:

Avalie pendências e leia bem o seu contrato

Antes de mais nada, você deve entender qual a sua relação com aquele profissional e as especificações dessa parceria.

Então, veja o seu contrato e quais são as cláusulas, pendências, multas, necessidade de envio de notificações de rescisão, etc. Aqui, se tiver dificuldades para entender do assunto, tenha um profissional ao seu lado.

Só depois de ler todo o contrato e entender tudo o que está ali, você faz a mudança.

A maioria dos contadores atuam com 2 principais cláusulas: multa por rescisão e envio de notificações de aviso. Salvo quando eles quebram aquele contrato. Ou seja, se não quiser mais os serviços, informe o motivo e conversem sobre isso.

Comunicação de mudança

Chegando à decisão de findar aquela parceria profissional, é hora de comunicar oficialmente o contador, evitando surpresas futuras.

Neste comunicado deve contar o pedido de encerramento do contrato vigente, data final do serviço e solicitar um relatório cadastral para verificar outras pendências.

Além disso, você deve requerer a documentação física e digital que estão em posse do profissional, como senhas e logins. Em muitos casos, você solicita que esse profissional envie todos os documentos para a nova empresa/profissional de contabilidade.

Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica

Este documento é preenchido para trocar a empresa ou contador responsável pela empresa, no quesito contábil e fiscal. Em suma, mostra qual a empresa antiga e qual a nova. Esse Termo foi descontinuado, só é usado a Carta de cancelamento.

Da mesma forma, há a Carta de Cancelamento de Serviços Contábeis, formalizando as condições do fim da relação contratual.

Em ambos os casos, além de ser uma formalidade, é uma segurança para você (e sua empresa) e para o profissional.

Transição na contabilidade: contratando um novo profissional

Por fim, chegamos as dicas de como garantir que a transição na contabilidade traga novos ares para a sua empresa positivamente. Diante disso, precisamos considerar alguns pontos importantes na hora de contratar um novo contador.

Logo, o foco é unir três bases: atue com os serviços que precisa, esteja registrado no Conselho – o CRC e tenha excelente atendimento ao cliente.

Através dessas esferas, as demais questões são resolvidas mais facilmente e você entende exatamente o que está contratando.

Vamos a um exemplo prático. Aqui na WebGroup, você garante: Gestão Contábil, Gestão Fiscal e Tributária, Atuação no Departamento Pessoal e Soluções como:

• Abertura de empresa;
• Troca de Contabilidade;
• Migração de MEI para ME.

Todos os serviços são digitais com transparência e excelência em assessoria para diversas áreas, como financeira e tributária, fiscal e jurídica.

Como realização a transição na contabilidade da sua empresa, esse percurso fica mais simples, para você não se preocupar com a segurança dos dados.

Diante disso, mantemos relatórios e documentos organizados, apuração de impostos, planejamento tributário e outros serviços.

O objetivo é garantir que sua empresa tenha o melhor regime de tributação, pague impostos para evitar multas, acompanhe as mudanças legais, evitar pagamentos desnecessários, bem como para tomar decisões baseadas em relatórios/dados, tudo estrategicamente.

Para ficar a par das novidades, confira o Blog e tenha materiais exclusivos para auxiliar no seu negócio.

Recomendação WebGroup Contabilidade

Enfim, uma dica especial que precisamos ressaltar aqui é a retirada do nome do antigo contador da sua empresa. Ou seja, na data final de atuação daquele profissional, o nome dele deve sair antes de um novo ser inserido.

Isso deve ser formalizado na Carta de Cancelamento, garantindo que tudo o corra de forma legal e eficiente. Ou seja, não deixa dúvidas no distrato.

Agora, dê o primeiro passo em direção ao futuro da sua empresa e deixe que a WebGroup cuide de toda a burocracia!