Conheça os documentos contábeis exigidos na troca de contabilidade
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Muitos empreendedores não sabem quais são os documentos contábeis necessários na troca de contabilidade da sua empresa. É importante que o empresário esteja atento a este detalhe, pois a troca de contabilidade pode ser um processo complicado e demorado, e, se não for feita de forma correta, pode causar mais dores de cabeça.
Pensando nisso, neste artigo, vamos mostrar quais são os documentos contábeis necessários na troca de contabilidade da sua empresa e como fazer o processo de troca de forma simples e rápida.
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Quais são os documentos contábeis necessários para a troca de contabilidade?
Os documentos contábeis são cruciais para a administração de uma empresa e devem ser tratados de forma adequada. Estes documentos são gerados a partir de registros financeiros, vendas, contratos e outras ocorrências relacionadas ao negócio.
Eles são usados para escrituração contábil, para criar registros contábeis obrigatórios e para as operações da empresa em geral, por isso, eles são relevantes para o processo de troca de contabilidade. Deve-se prestar atenção à sua organização e arquivamento, pois alguns deles precisam ser mantidos por vários anos.
Os principais documentos contábeis necessários para a transferência de contabilidade, são:
1. Balanço Patrimonial
Um balanço patrimonial é um registro que enumera todos os ativos e passivos de uma empresa. Isto significa que todos os ativos das entidades, assim como suas obrigações e passivos estão incluídos no relatório.
É uma visão geral que revela a situação financeira da empresa em um determinado período, que incorpora dívidas e o valor de seu patrimônio líquido.
Atualmente, o balanço de uma empresa é considerado um dos relatórios financeiros mais críticos no âmbito contábil e empresarial.
2. DRE – Demonstração do Resultado do Exercício
A Demonstração de Resultados do Exercício – DRE – é uma demonstração financeira que exibe a rentabilidade de um negócio, considerando um período específico. Este documento, com o balanço, deve ser autenticado por um contador aprovado pelo Conselho Regional de Contabilidade.
Todas as empresas são obrigadas a preparar o relatório anualmente, com exceção das MEIs, no período após o final do ano civil (de janeiro a dezembro do mesmo ano).
3. Balancetes
O balancete, ou balancete contábil, é uma demonstração financeira utilizada por contadores e empresas para avaliar a condição financeira da empresa. Este documento permite uma supervisão financeira interna mais rigorosa para compreender a situação do ativo e do passivo da organização em um determinado período de operação.
A frequência de utilização do balancete pode variar com base nas necessidades e objetivos de cada empresa e pode ser utilizado para relatórios semanais, quinzenais, mensais ou mesmo diários.
4. Livro Diário e Livro Razão
O Livro Diário é um documento obrigatório que deve captar todas as mudanças de valor econômico experimentadas por uma empresa ao longo de um dia. Conforme a legislação comercial brasileira, é um requisito para uma empresa manter este registro a fim de aderir às normas contábeis.
Cada registro no diário deve ser registrado cronologicamente, do início ao final do ano e ser claramente identificável, com uma referência a quaisquer documentos que possam validar a reivindicação.
Já o Livro Razão é uma necessidade para as empresas. No entanto, ele difere de outros livros contábeis por não ter que obedecer a nenhum protocolo específico. Dito de outra forma, não precisa ser registrado na Junta Comercial ou em qualquer outro órgão governamental.
Além desses, vários outros documentos são exigidos para que a troca de contabilidade possa ocorrer corretamente, eles são:
- Escrituração Contábil
- Contrato social;
- Documentos dos sócios, como RG, CPF, comprovante de residência;
- Extratos bancários desde a abertura da empresa;
- Relação de empréstimos bancários, caso haja;
- Notas fiscais recebidas dos fornecedores;
- Notas fiscais de despesas gerais;
- Recibos de pagamento aos funcionários assinados;
- Comprovante de pagamento de impostos como o FGTS, INSS, ISS, entre outros;
- Procuração na Receita Federal para certificado digital;
- Código de acesso ao sistema do Simples Nacional.
Esses documentos devem ser apresentados à nova contabilidade.
Como trocar de contabilidade sem erros?
Antes de iniciar o processo de mudança de empresa de contabilidade, procure um relatório de seu contador existente para certificar-se de que qualquer questão tributária esteja em ordem.
Revise as cláusulas do seu contrato atual para evitar surpresas. Comunique a transição de forma educada através de um e-mail ou carta registrada notificando o fim dos serviços.
É essencial acordar um prazo, geralmente de até 30 dias, quando o contador está entregando todos os documentos da empresa ao novo responsável. Isto é para evitar qualquer confusão potencial.
O contador deve fornecer todos os documentos da empresa, um relatório sobre o registro da empresa, prova de que não há débitos municipais, estaduais ou federais, e informar quaisquer parcelas de impostos.
Uma vez selecionada uma nova empresa de contabilidade, você precisa encerrar seu contrato comercial com o anterior antes de poder começar a trabalhar com eles.
No entanto, antes de fazer uma contratação, é importante analisar sua oferta, verificar se eles têm a certificação CRC e compreender como os documentos e dados dos clientes são gerenciados.
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